Rádi Vám poradíme a najdeme nejvhodnější řešení při digitalizacci Vašich dokumentů.

REFERENČNÍ ŘEŠENÍ:

Název projektu:

„Digitální digitalizace a archivace fyzického archivu Stavebního úřadu v Chomutově.“

Cíl projektu:

1) Zavést pravou archivaci elektronických dokumentů a umožnit jejich rychlé vyhledávání.

2) Digitalizovat veškeré nově příchozí papírové dokumenty.

3) Postupná digitalizace stávajícího fyzického archivu.

Termín projektu:

Příprava od června 2004, realizace od ledna 2005 trvale.

Použité technologie:

Software e-Arsys od společnosti HSI com s.r.o.,
velkoformátový skener Océ 4032.

Průběh projektu:

Městský úřad Chomutov, Odbor informatiky, nás v červu 2004 oslovil, abychom vypracovali projekt řešení digitální archivace Stavebního úřadu s možností rozšíření na další odbory. Našim úkolem bylo nalézt vhodný digitální archivační software. Kritéria výběru jsme stanovili v souladu s požadavky Stavebního úřadu, v souladu s platnou českou legislativou a v souladu s nejnovějšími poznatky v oblasti dlouhodobého uchovávání a vyzvedávání digitálních dokumentů. Druhým úkolem bylo navrhnout nejoptimálnější variantu digitalizace stávajícího archivu Stavebního úřadu.

Analýza stavu:

Pokud se podíváme blíže na technický stav fyzického archivu, tak zjistíme, že celá řada dokumentů a především projektové dokumentace je na pokraji své životnosti. Bez rozdílu „stáří“ všem dokumentům hrozí trvalá ztráta
v důsledku zcizení, povodně, požáru či jiné katastrofy. Stejně tak byla neuspokojivá velmi nízká úroveň zabezpečení dokumentů proti neoprávněné manipulaci a nesnadné vyhledávání dokumentů již stěžovalo samotný hladký chod úřadu.

Řešení projektu:

Po analýze archivu a zkušebním skenování byl stanoven odhad množství dokumentů a počty jednotlivých formátů. Zkušební skenování umožnilo detailně poznat technický stav písemností a získat přehled o zvyklostech při ukládání písemností. Tyto zkušenosti jsme využili pro odhad časové a finanční náročnosti digitalizace fyzického archivu. Pro digitalizaci projektové dokumentace (do formátu A0+) byl navržen barevný velkoformátový skener
Océ 4032 pro jeho snadné používání, vysokou produktivitu a vestavěnou technologií pro zdokonalené snímání
a zpracování obraz i špatných originálů.

Pro digitální archivaci byly navrženy dva digitální archivační softwary. Komise pro digitalizaci Stavebního úřadu na Městském úřadě v Chomutově vybrala produkt e-Arsys od společnosti HSI com s.r.o.

Přínos:

E-Arsys představuje účinný nástroj pro získání rychlé a přesné informace, což umožní Stavebnímu úřadu lépe
a rychleji komunikovat s občany a firmami. Veškeré archivované dokumenty jsou nyní chráněny před ztrátou
a neoprávněnou manipulací. Technologie pro ukládání digitalizovaných dokumentů splňuje všechny požadavky na „pravou archivaci“ tj. dlouhodobost, bezpečnost a nemodifikovatelnost.